Manajemen dan pengelolaan inventory
Manajemen dan pengelolaan inventory – Setiap perusahaan terutama perusahaan dagang mereka selalu membutuhkan persediaan barang dagangan. Persediaan tersebut akan disimpan dan digunakan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan. Persediaan kemudian digunakan untuk proses produksi yang akan dijual kembali. Dengan pengolahan persediaan tersebut maka perusahaan bisa mendapatkan keuntungan untuk mengembangkan usaha yang dijalankan. Persediaan bisa berupa bahan pembantu, bahan mentah, barang setengah jadi, barang jadi ataupun bisa berupa suku cadang. Sebagai bagian penting dari perusahaan maka persediaan atau inventory memiliki nilai yang cukup besar terhadap biaya operasional, perencanaan dan pengendalian persediaan. Karena pentingnya persediaan maka perusahaan harus membuat manajemen persediaan yang baik agar bisa mengelola persediaan yang dimiliki.
Dalam hubungannya dengan manajemen inventory maka persediaan dapat digolongkan menjadi bahan baku, bahan setengah jadi atau bahan yang masih dalam proses dan juga barang jadi yang digunakan untuk perusahaan.
Ada berbagai cara model matematik dipadu dengan model inventory berbasis komputer yang telah dikembangkan untuk membantu perusahaan dalam memutuskan berapa banyak inventory maupun kapan inventory tersebut akan dipesan. Metode yang biasa digunakan dalam hal ini diantaranya adalah Material Requirement Planning( MRP). Dalam hubungan beberapa inventory diatas maka semuanya akan membentuk hubungan antara produksi dan penjualan produk untuk mendapatkan keuntungan maksimal.
Setiap perusahaan atau pabrik yang memiliki beberapa persediaan, tentu mereka memiliki maksud baik untuk menambah nilai kegunaan persediaan tersebut. Ada beberapa fungsi penting dari persediaan untuk pemenuhan kebutuhan.
Berikut fungsi persediaan dalam pemenuhan kebutuhan perusahaan:
- Mengurangi dan mencegah resiko hilangnya barang baku maupun barang yang dibutuhkan oleh perusahaan
Dalam kasusnya makin banyak perusahaan yang menyadari bahwa proses pengontrolan terhadap bahan baku khususnya yang ada di gudang sangat penting. Hal ini juga berhubungan dengan keberhasilan suatu perusahaan. Sebagian besar modal perusahaan akan tertanam dalam bahan baku atau persediaan sehingga proses pengontrolan tersebut sangat diperlukan untuk mencegah dan mengurangi resiko kehilangan bahan baku. Adanya persediaan yang cukup dalam gudang karena pengontrolan yang tepat tentu saja membuat perusahaan menjadi mudah dalam proses produksi.
- Mencegah jika terhadap barang yang dipesan jika tidak baik sehingga perusahaan bisa mengembalikan barang tersebut
Kadang perusahaan melakukan pengadaan barang yang banyak dan sering barang yang dipesan tersebut tidak sesuai dengan permintaan. Karena proses produksi tidak bisa ditunda maka adanya persediaan akan membantu perusahaan yang kekurangan bahan akibat pengembalian sebagian bahan baku karena tidak sesuai permintaan.
- Mencegah inflasi atau kenaikan barang
Perusahaan bisa mempresiksi kapan bahan baku naik dna kapan bahan baku yang dibutuhkan harganya turun. Ketika harga bahan baku di pasaran menurun, perusahaan bisa membeli persediaan bahan baku dalam jumlah yang besar. Bahan baku tersebut bisa digunakan sebagai persediaan dimana ketika perusahaan membutuhkan tidak perlu lagi membeli. Persediaan yang ada tersebut juga bisa mencegah adanya inflasi atau kenaikan harga bahan baku. Jadi ketika bahan baku mengalami kenaikan yang cepat perusahaan tidak lagi pusing untuk membeli bahan baku.
- Penyimpanan bahan baku yang dihasilkan dalam musim tertentu sehingga bahan baku bisa didapatkan ketika barang tidak tersedia di pasaran
Kadang proses produksi terkendala adanya bahan baku yang tidak tercukupi di pasaran sementara permintaan konsumen tetap bahkan akan semakin bertambah. Perusahaan bisa saja membeli bahan baku yang dibutuhkan namun harganya jauh lebih mahal. Ketika harga jual barang tidak mampu untuk dinaikkan dan harga bahan baku semakin meningkat, mau tidak mau perusahaan tetap produksi namun dengan keuntungan yang sangat minim. Sebagai solusi yang tepat, saat harga bahan baku turun perusahaan bisa membelli bahan baku yang banyak untuk proses produksi dan juga untuk disimpan dalam gudang. Proses penyimpanan bahan baku tersebut dimaksudkan untuk mencegah terjadinya kekosongan bahan baku saat musim tertentu.
- Pengklasifikasian Inventory
Management inventory diperlukan perusahaan dan bisa dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara yang dilakukan adalah dengan cara analisa nilai dari persediaan tersebut. Pada analisa ini maka persediaan dapat dibedakan menjadi nilai investasi yang telah digunakan pada periode tersebut. Persediaan dapat dibedakan menjadi tiga kelas misalnya kelas A, B, dan kelas C yang didasarkan nilai persediaan. Nilai dalam klasifikasi tersebut adalah volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu peiode atau dalam satu tahun kemudian dikalikan dengan harga per unitnya.
Kriteria masing-masing kelas dalam klasifikasi ABC, sebagai berikut :
- Kelas A
Dalam klasifikasi ini maka persediaan yang memiliki jumlah atau volume tahunan dengan nilai rupiah yang cukup tinggi. Dalam kelas A, inventory memiliki sekitar 70% dari total persediaan sekalipun dalam jumlah yang sedikit sekitar 20% dari keseluruhan item yang tersedia. Persediaan yang dimaksudkan dalam kelas ini membutuhkan perhatian yang lebih tingggi dalam penggadaannya, hal ini karena pengadaan tersebut akan berdampak biaya yang cukup tinggi sehingga harus dilakukan pengawasan yang cukup tinggi.
- Kelas B
Klasifikasi kelas ini merupakan penggolongan persediaan yang memiliki volume tahunan dalam rupiah yang menengah. Dalam kelompok ini inventory akan mewakili sekitar 20% terhadap nilai persediaan tahunan maupun sekitar 30% dari jumlah inventory. Dalam kelas ini akan diperlukan teknik untuk pengendalian yang lebih moderat.
- Kelas C
Klasifikasi ini merupakan penggolongan suatu barang dengan nilai volume tahunan dalam rupiah yang rendah dan mewakili sekitar 10% dari jumlah nilai persediaan. Hal ini terdiri dari 50% dari jumlah nilai inventory yang tersedia. Dalam klasifikasi ini diperlukan suatu teknik untuk mengendalikan secara sederhana dan hanya dilakukan sekali saja.
Dalam manajemen persediaaan harus dihindari beberapa kesalahan penetapan persediaan atau inventory yang ada pada perusahaan. Bila terjadi kesalahan dalam penetapan persediaan tersebut maka akan berakibat tidak baik bagi perusahaan.
Bila penetapan inventory terlalu kecil maka kesempatan untuk menjual produk akan hilang dan laba yang diharapkan tidak akan tercapai. Namun ketika management menetapkan persediaan yang terlalu besar, hal ini bisa menimbulkan biaya yang terlalu besar sehingga laba yang didapatkan juga lebih kecil. Bila perusahaan ingin meningkatkan laba maka mereka harus menambahkan persediaan yang ada di perusahaan tersebut. Dalam suatu usaha, perusahaan adalah penentu pembelian, perusahaan akan mempengaruhi ekonomi produksi, mempengaruhi pembelian maupun memenuhi pesanan konsumen dengan cepat.
Sayangnya persediaan dalam perusahaan bisa merugikan perusahaan itu sendiri. Kerugian adanya persediaan tersebut diantaranya:
- Menimbulkan biaya penyimpanan
Adanya persediaan dalam perusahaan atau pabrik mau tidak mau harus ada tempat penyimpanan tersendiri. Bila perusahaan membeli bahan baku hanya untuk proses produksi misalnya hanya untuk sekali produksi, hal ini justru akan menambah biaya bahan baku. Awalnya dalam satu minggu perusahaan akan berproduksi n3 kali dan bahan baku dibeli saat proses produksi saja. Jika setiap akan berproduksi perusahaan membeli bahan baku, ada banyak biaya yang akan semakin membengkak. Pertama adalah biaya transportasi karena dalam satu minggu akan ada biaya angkut bahan baku dari supplier sebanyak 3 x,bagaimana biaya transport dalam satu bulan?
Proses pengadaan yang hanya dilakukan saat produksi memang tidak akan menimbulkan biaya penyimpanan namun efeknya akan menimbulkan baiya transport semakin membengkak. Bila perusahaan memilih pengadaan bahan baku sebulan sekali dan selama itu ada beberapa proses produksi, yang menjadi masalah adalah biaya penyimpanan. Tidak mungkin bahan baku dalam satu bulan tersebut hanya diletakkan diluar rumah, pastinya ada tempat tersendiri untuk menyimpannya.
- Menimbulkan biaya pindah barang
Adanya pengadaan barang akan menimbulkan biaya pindah barang karena saat proses order barang maka perusahaan akan dikenakan biaya pindah barang oleh supplier. Biaya tersebut akan semakin besar bila barang atau bahan baku yang dibeli semakin banyak. Proses pemindahan barang tersebut juga dipengaruhi oleh jarak pemesan dengan supplier. Semakin jauh jarak perusahaan dengan supplier maka semakin besar biaya pindah barang yang akan dikeluarkan.
- Perusahaan harus mengembalikan modal dalam bentuk persediaan yang telah ditanamkan
Bila perusahaan menanamkan modal dalam bentuk persediaan yang cukup banyak maka padasuatu saat perusahaan harus mengembalikan modal tersebut dalam bentuk persediaan untuk diproses kembali. Modal dalam bentuk persediaan yang ada dalam perusahaan akan digunakan untuk prosed produksi atau kegiatan operasional perusahaan. Dengan adanya proses produksi tersebut maka perusahaan bisa meningkatkan modalnya untuk mengembalikan persediaan yang digunakan sebelumnya.
- Fokus Pengelolaan Persediaan
Pada perusahaan industry maka ada beberapa hal yang bisa dilakukan untuk pengelolaan persediaan. Fokus pengelolaan persediaan tersebut akan memudahkan proses operasional dalam perusahaan. Berikut beberapa fokus dalam pengelolaan suatu perusahaan:
- Banyaknya inventory yang akan dipesan pada waktu tertentu
Sebelum perusahaan memanfaakan inventory maka akan dilakukan pertimbangan bahwa inventory tersebut harus dipertimbangkan berapa banyak yang akan diolah oleh perusahaan. Menghitung banyaknya persediaan yang dibutuhkan perusahaan sangat tepat karena untuk menghindari adanya inventory yang tidak terpakai di gudang. Penimbunan inventory yang terlalu banyak akan mengurangi profit yang diinginkan perusahaan.
- Banyaknya inventory yang harus disimpan pada waktu tertentu
Perhitungan selanjutnya mengenai inventory adalah berapa banyak inventory yang akan disimpan dalam gudang. Mengingat bahwa penyimpanan inventory yang terlalu banyak di gudang akan menimbulkan kerugian maka sangat penting bagi perusahaan untuk mengatur berapa banyak inventory yang akan disimpan dalam gudang agar tidak menimbulkan kerugian yang besar.
- Waktu yang tepat untuk memesan inventory
Bagian pengadaan harus mengetahui kapan waktu yang tepat untuk pemesanan inventory. Jangan sampai ketika proses produksi inventory yang dibutuhkan telah habis sehingga proses produksi dihentikan. Jika proses produksi dihentikan maka perusahaan tidak bisa memenuhi kebutuhan pasar dan ini bisa menimbulkan kerugian bagi perusahaan sendiri. Ketika perusahaan tidak mampu memenuhi permintaan pasar maka perusahaan lain akan masuk pada pasar bersangkutan untuk memenuhi kebutuhan konsumen dengan produk yang sama.Untuk mencegah hal itu maka sebelum inventory habis perusahaan harus menyediakan sejumlah yang dibutuhkan untuk proses produksi sebelumnya.
- Pengelolaan persediaan
Persediaan yang dibeli oleh perusahaan tentu saja digunakan untuk proses produksi, manajemen inventory dalam hal ini tentu sangat dibutuhkan agar bisa menghasilkan output yang diharapkan. Perusahaan juga memiliki beberapa alasan mengapa mereka harus produksi. Pengelolaan persediaan adalah bagian utama dari perusahaan manufactur atau industry,seperti pabrik, laba yang didapatkan adalah dari proses produksi barang yang dilakukan secara terus menerus. Bila proses produksi dihentikan perusahaan akan kesulitan untuk pemenuhan balas jasa kepada karyawannya. Ada banyak cara yang bisa dilakukan untuk proses pengelolaan inventory, pengelolaan bisa dilakukan menjadi barang setengah jadi hingga menjadi barang jadi yang siap dijual dipasaran.
Beberapa tujuan pengelolaan produksi diantaranya adalah:
- Menyediaan produk yang dibutuhkan perusahaan untuk menunjang semua aktivitas dalam perusahaan tersebut
- Mendapatkan laba yang besar sehingga perusahaan bisa meningkatkan modal dan kesejahteraan karyawan
- Mampu bersaing dengan perusahaan lainnya dalam pangsa global
Manajemen inventory juga erat kaitannya dengan beberapa biaya yang harus dikeluarkan perusahaan yang berhubungan dengaan persediaan tersebut. Beberapa biaya yang berhubungan dengan persediaan diantaranya adalah:
- Biaya untuk menyimpan persediaan
Biaya penyimpanan inventory ini meliputi beberapa hal diantaranya adalah biaya pemeliharaan barang yang ada di gudang, biaya sewa gudang, pajak dan asuransi serta biaya modal yang ditanamkan dalam inventory tersebut. Biaya penyimpanan persediaan barang tersebut dapat diukur dengan persentase tertentu dari nilai rata-rata inventory maupun berdasarkan biaya per unit dati inventory yang disimpan tersebut.
- Biaya penggadaan inventory
Pengadaan inventory suatu perusahaan sangat diperlukan bukan hanya untuk proses produksi namun juga digunakan sebagai stock ketika barang tersebut tidak atau telah habis di pasaran. Dalam hal biaya penggadaan barang tersebut ada beberapa biaya yang termasuk didalamnya.
Biaya yang termasuk dalam biaya pengadaan barang diantaranya adalah:
- Biaya saat proses pemesanan inventory
Saat inventory dipesan perusahaan juga kan mengeluarkan beberapa biayal,seperti mereka harus membayar uang muka pembelian kepada supplier atau membayar biaya angkut barang hingga sampai ke tangan perusahaan.
- Biaya pengiriman inventory yang diminta
Biaya pengiriman inventory bisa dibayar saat barang sampai ditempat atau saat awal pemesanan. Biaya pengiriman inventory ini tergantung dari jarak tempat supplier dengan pemesan dan juga berapa banyak barang yang diminta pemesan.
- Biaya penerimaan inventory
Inventory yang diterima akan dibayar seluruhnya kepada supplier, pembayaran bisa dilakukan saat barang sampai di tempat pemesan. Kadang biaya penerimaan inventory tersebut disertai oleh biaya angkut yang sudah ditetapkan.
- Biaya pembayaran inventory yang dipesan kepada supplier
c.Biaya kekurangan inventory
Bila suatu perusahaan telah melakukan pengadaan barang dan digunakan untuk proses produksi namun inventory yang dibutuhkan berkurang, perusahaan tersebut bisa melalukan re order atau mengeluarkan biaya kekurangan inventory. Pemasanan ulang ini juga dilakukan untuk mengisi kembali gudang inventory yang telah kosong. Persediaan tambahan tersebut juga digunakan untuk mengatasi perubahan atau inflasi penjualan maupun keterlambatan pengiriman barang. Biaya kekurangan inventory ini sebenarnya bsia dicegah dengan melakukan pemesanan melebihi dari kebutuhan produksi. Dalam proses penyimpanan barang akan diusahakan untuk penyimpanan barang yang lebih banyak. Kelebihan inilah nantinya akan digunakan untuk menggantikan kekurangan inventory pada perusahaan bersangkutan.
Dalam kasus sehari-hari yang dilakukan oleh manajer produksi untuk mengatur inventory dalam perusahaan, maka sangat baik dilakukan pengecekan terhadap barang yang dibeli atau sebelum pengadaan barang tersebut. Stock opname yang dilakukan pada akhir bulan inilah yang sangat membantu dalam proses inventory manajemen perusahaan. Pihak pengadaan barang harus bisa memperkirakan berapa banyak barang atau bahan baku yang akan digunakan salam satu bulan untuk proses produksi,. Bahan baku harus sesuai dengan kebutuhan produksi dan lebih baik ditambahkan daripada perusahaan harus kekurangan bahan baku untuk produksi.
Sumber : Ilmu Manajemen Produksi
